"Bibliotek handlar idag mycket om logistik. Böcker flyttar på sig och vi i Bibliotek Familjen Helsingborg (BFH) har en stor sorteringsmaskin på Helsingborgs Stadsbibliotek som servar hela familjens logistikbehov. Vi kollar just nu på att vidareutveckla logistiken och se hur vi bäst kan ge service till alla våra användare."
Min kommentar:
I dagsläget går allt som skickas mellan kommunerna via Helsingborgs stadsbiblioteks sorteringsmaskin. Lån mellan bibliotek inom en kommun går inte via nodpunkten Helsingborgs stadsbibliotek. Tänker sig utredarna att allt ska gå via Helsingborgs stadsbibliotek om vi inför IMMS? Och ska i så fall nuvarande reservationssamarbete som går ut på att böcker i första hand ska plockas inom hämtenhetens kommun göras om? Se: Höganäs: korslån och självförsörjningsgrad 2024.
"Böckerna i transporterna idag hanteras en och en. Varje bok behöver handpåläggning när den har kommit fram till det bibliotek där den ska vara och varje reserverad bok som ska till en användare får ett A4-papper utskrivet och satt i boken så användarna kan hitta dem. Detta innebär att det är många lyft och repetitiva rörelser för personalen som ska hantera dessa böcker varje dag. Det cirkulerar ungefär 2500 böcker dagligen via Helsingborgs Bibliotek som ska någonstans inom Familjen Helsingborg."
Min kommentar:
IMMS möjliggör papperslös reservationshantering och batch-hantering. Men även med detta kommer vi behöva lyfta böcker och lådor och hantera böcker manuellt. I nuläget behöver inte varje aviserad bok få ett "A4-papper" utskrivet, det går också att använda en kvittoskrivare. Batch-hantering leder till att antalet lådor som transporteras ökar och till att antalet exemplar som transporteras ökar. Kommer batch-hantering kunna användas för transporter inom en kommun. Måste alla transporter gå via en central sorteringsanläggning? Se: Batch-hantering i IMMS.
"Utbudet på hyllorna på biblioteken är idag statiska. En bok har ett hembibliotek där den står tills den blir reserverad eller utlånad, och när den lämnas tillbaka så skickas den hem igen. Detta leder till flera transporter som inte hade behövts."
Min kommentar:
Utan flytande bestånd transporteras böcker tillbaka till ägande bibliotek. Om detta ses som "transporter som inte hade behövts" så bör Qurias funktionalitet för flytande bestånd övervägas. Med IMMS kommer utlånade böcker på ett bibliotek ersättas av böcker från andra bibliotek eller mediecentralen. Dessa exemplar måste transporteras och om de sedan inte lånas kan det ses "transporter som inte hade behövts". Om inte dessa böcker lånas ut kommer de ursprungligen utlånade böckerna kanske inte få plats på hyllan utan måste skickas till ett annat bibliotek eller till mediecentralen. Se: Flytande bestånd i Quria.
"IMMS har en funktionalitet för att återlämna böcker i 'batch' så de hanteras per låda istället som då innehåller ca 33 böcker per låda. Detta hjälper med denna problematik otroligt mycket och sparar mycket arbetstid och kopplar direkt till utvecklingsområdet inre effektivitet inom Familjen Helsingborg där vi ska bli effektivare hur vi jobbar. Denna del av systemet gör även att vi kan ställa upp reservationer utan behov av att sätta papper i varje bok vilket sparar både på miljön och på handleder."
Min kommentar:
Se: Batch-hantering i IMMS.
"IMMS har även en funktion som gör att när böcker från en viss kategori skickas ut så skickar den nya böcker av den kategorin till biblioteket. Till exempel, om en användare lånar ett gäng trädgårdsböcker nu på försommaren så kommer systemet märka det och skicka nya böcker till biblioteket. Det innebär att när användare då kommer in i biblioteket så ser de nya böcker på hyllorna när saker lånas ut. Detta leder till en stor förbättring av invånarna i Familjen Helsingborgs livskvalitet."
Min kommentar:
Detta innebär ökade transporter. För låntagare som söker specifika titlar är det inte säkert att detta är av något större värde. För låntagare som främst använder sig av bibliotekets publika katalog för att hitta och reservera böcker innebär det ingen fördel. Istället för att lägga resurser på det fysiska beståndet (mätningar och samordning av hyllplaceringar och transporter) borde vi kanske sträva efter att utveckla våra publika kataloger så de uppmuntrar till browsing och kan ge upphov till serendipitet. Se: Hur smart är IMMS?
"Det finns ytterligare förbättringar med hjälp av systemet som vi ser hade kunnat vara en fördel. Systemet kan agera stöd i hur vi hanterar våra samlingar i stort, till exempel med att ge oss bättre underlag för hur böcker lånas ut och vilka böcker vi kanske inte längre ska ha kvar i våra samlingar. Systemet har även funktioner för att kunna flytta det vi kallar 'Hyllvärmare' som är böcker som bara står stilla. Dessa böcker kan systemet flagga så vi flyttar på dem så kanske de lånas ut när de står någon annanstans."
Min kommentar:
Vi har redan ett system som kan stödja oss i hur vi hanterar våra samlingar, nämligen Quria. Vi kan ta ut gallringsunderlag, vi kan bevaka reservationsköer, vi kan ta ut statistik över korslån etc. I vilken utsträckning använder vi de möjligheter vi redan har? Om en bok är en "hyllvärmare" på ett bibliotek är det nog i de flesta fall tveksamt om den kommer lånas ut på ett annat bibliotek, men vi kan redan nu, tillfälligt eller permanent, omlokalisera böcker från ett bibliotek till ett annat. Se: Gallringsunderlag, Bevakning av efterfrågan, topplistor, Bevakning av reservationsköer, Webbinarium: Quria Smart Collections.
"Det finns också en funktionalitet för så kallad 'kaotisk uppställning' som gör att vi mycket effektivare kan använda våra magasin som vi har idag för att lagra böcker. Det är enkelt förklarat ett system som gör att vi kan packa alla hyllorna och fortfarande ha koll på var medierna står vilket vi inte kan idag. Systemet ger oss en mycket större kontroll var medier står och gör det därmed enklare att hitta dem. En utredning som gjordes på just den funktionaliteten i Köpenhamn visade att tiden det tog att hitta en bok efter systemet infördes sjönk med 70%."
Min kommentar:
Den uppgift jag sett är att det hävdas att antalet tillfällen då låntagare inte kunnat hitta boken på rätt plats på hyllan minskat med mer än 60% tack vare IMMS. Denna uppgift handlar öppna hyllor, inte om mediecentraler med kaotisk hylluppställning, och är den verkligen tillförlitlig? Se: Sätter IMMS upp böcker på våra hyllor?
"Vi anser att en förstudie för detta är väldigt viktigt för vår verksamhetsutveckling. IMMS vara eller icke vara inom samarbetet kommer att forma logistiken och framtiden för samarbetet med avseende på flera aspekter. Ett införande hade till exempel lett till ett mycket tätare samarbete vad gäller inköp och medieförsörjning."
Min kommentar:
Vad menas med "ett mycket tätare samarbete vad gäller inköp"? Är det centrala inköp för hela Bibliotek Familjen Helsingborg som avses?
"Systemet används idag med fördel i flera kommuner i Sverige och världen men inget kommunsamarbete använder systemet idag. Därför behövs en gedigen förstudie för att titta på om det är möjligt för BFH att skaffa IMMS för att få alla förbättringar som kommer med systemet, och vilka kostnader eller uppoffringar det hade medfört."
Min kommentar:
I dagsläget används IMMS av två svenska kommuner: Göteborg och Malmö. Stockholm ska införa IMMS. Se: Jämförelse mellan Stockholm, Göteborg, Malmö, Bibliotek Familjen Helsingborg och Helsingborg och Jämförelse mellan Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg 2024.
"Undersökning av transportlösningar då dagens transporter inte hade kunnat tillgodose de behov som systemet hade behövt."
Min kommentar:
Redan i dagsläget kan vår transportlösning ses som otillräcklig. Vi kan inte alltid skicka allt från ett huvudbibliotek med den centrala transportrundan eftersom vi uppnått max antal lådor vi får skicka. Ibland kan vi också ha otillräckligt antal transportlådor. Inom vissa kommuner transporteras inte böcker dagligen, vilket leder till längre transporttider och till toppar i transporterna. Vill vi verkligen aktivt arbeta för att transporterna av såväl exemplar som antal lådor ska öka ytterligare?
"Bättre användning av våra lokaler och magasin då systemet möjliggör effektivare och mer platsbesparande förvaring av böcker"
Min kommentar:
Detta förutsätter ett centralt magasin/mediecentral med kaotisk hylluppställning.
"Ett bokbestånd som rör sig och ökar våra medieutlån, vilket ger ökad livskvalité för våra invånare"
Min kommentar:
Kan delvis uppnås med Qurias flytande bestånd. Att utlånen skulle öka är bara en förhoppning. Se: Flytande bestånd i Quria.
"Effektiviserar hantering av böcker och ger mer tid till kvalificerade arbetsuppgifter"
Min kommentar:
Enligt den förra undersökning av IMMS som Bibliotek Familjen Helsingborg gjort ledde inte IMMS till tänkt personalbesparing på biblioteken i Aalborg och Köpenhamn. Om inte tekniken möjliggör detta, hur ska den då kunna ge oss tid till med kvalificerade arbetsuppgifter? Det är svårt att veta vilka effekter exempelvis batch-hantering kan ge. På ett bibliotek kan det till exempel vara så att transporterna hanteras i disken när biblioteket är öppet. Det är då inte säkert att tidsvinsten kan användas till att utföra mer kvalificerade arbetsuppgifter, inte minst om kvalificerade arbetsuppgifter som exempelvis inköp centraliserats. Vi måste också avsätta resurser till att bemanna mediecentral och att kontinuerligt uppdatera IMMS (mäta hyllor och föra in uppgifter i systemet). Se: Artikel om IMMS i tidskriften bis.
"Möjliggör att biblioteken inom FH på ett bättre sätt kan få överblick över mediebeståndet, behoven hos våra användare, och använda våra mediabudgetar mer resurseffektivt."
Min kommentar:
Använder vi nuvarande möjligheter för att bevaka efterfrågan, korslån etc maximalt? Med den senaste versionen av Quria kom utökade möjligheter att ta ut statistik över reservationer. Se: Quria version 1.28.0, Bevakning av efterfrågan, topplistor, Gallringsunderlag, Webbinarium: Quria Smart Collections, Bevakning av reservationsköer.
"Ett bestånd som flyter runt i de olika kommunerna gör att besökare möts av olika böcker varje gång de besöker biblioteket. Detta gör att fler kommer vilja besöka biblioteken för de inte möts av samma böcker varje gång."
Min kommentar:
Inköp görs kontinuerligt till våra bibliotek och på bibliotek med vettiga mediebudgetar möts redan låntagare av nya böcker vid varje besök. Den funktionalitet som finns i Quria för flytande bestånd skulle också innebära att bestånden på hyllorna förändras.
Jag hade önskat att vi först utrett vilka problem vi anser oss ha och sedan förutsättningslöst undersökt hur dessa problem kan lösas. Nu börjar vi istället att utreda en specifik teknik, utan att veta vilka problem vi anser oss ha och om de kan lösas med befintliga system, utveckling av befintliga system, organisatoriska förändringar eller om de kräver införande av ny teknik. Är det mängden transporter vi vill göra något åt? Är det transporttiderna (tiden från det att en bok plockas på ett bibliotek tills den aviseras på ett annat) som är problemet? Är det väntetiden på reserverade böcker som är problemet? Är det den fysiska hanteringen av böcker som är problemet? Eller det kanske inte alls är något av detta som är våra huvudsakliga problem/utmaningar?
Se även: Bibliotek Familjen Helsingborg utreder införande av IMMS