2021-02-11

Resonemang kring upphandling av system eller systemleverantör

Ett försök till ett resonemang kring vilka alternativ som står till buds för de bibliotek som planerar att upphandla bibliotekssystem och publik webblösning eller upphandla leverantör av bibliotekssystem och publik webblösning samt hur en upphandlingsprocess kan se ut.

Proprietära lösningar
För de bibliotek som väljer att upphandla proprietärt system och webblösning finns i dagsläget två olika leverantörer (Axiell och Ex Libris/Innovative) på den svenska folkbiblioteksmarknaden samt en leverantör till svenska skolbibliotek (Systematic/BTJ) som, om de vill, borde kunna försöka ta sig in på folkbiblioteksmarknaden.

1. Leverantör: Axiell
Bibliotekssystem: BOOK-IT, Mikromarc, Quria
Webblösningar: Arena, Arena Nova, Saga
För kommande upphandlingar bör dessa lösningar vara aktuella: Quria, Arena Nova

2. Leverantör: Ex Libris/Innovative
Bibliotekssystem: Sierra (används av Göteborgs stadsbibliotek och Malmö stadsbibliotek)
Webblösning: OPAC

3. Leverantör: Systematic/Library & Learning Sverige/BTJ
Bibliotekssystem: Cicero Library Management System
Webblösning: Cicero Surf (danska folkbibliotek använder webblösningen DDB CMS)
Cicero Library Management System används av alla danska folkbibliotek så systemet bör fungera öven för svenska folkbibliotek. Leverantören har en säker inkomst från den danska marknaden och bör alltså kunna försöka ta sig in på den svenska folkbiblioteksmarknaden om de vill.

Utöver ovanstående finns andra leverantörer internationellt som, om de är villiga att avsätta de resurser som krävs för att ta sig in på en ny marknad, skulle kunna svara på svenska upphandlingar. Exempel: norska Bibliotek-systemer As med bibliotekssystemet Bibliofil.

För de bibliotek som vill ha en webblösning som innefattar katalog, lån av e-media, arrangemangskalender, öppettider med mera (alltså motsvarande Axiells produkter Arena och Saga) är i dagsläget Axiell den enda tänkbara leverantören. Men övriga leverantörer kan givetvis utveckla en sådan lösning, eller så får biblioteket välja att inte ha samma leverantör av bibliotekssystem som av webblösning. En möjlighet är också att, som Stockholms stadsbibliotek, själv utveckla en webblösning. Vad jag vet är det i dagsläget endast Stockholms stadsbibliotek som har en helhetslösning för publik webb motsvarande Axiells Arena och Saga med en annan leverantör än Axiell.

Open source-lösningar
För de bibliotek som väljer att upphandla leverantör av open source-system finns i dagsläget ett system, Koha, på den svenska folkbiblioteksmarknaden. Enligt Svenska Kohanätverket finns tre företag som levererar Koha till svenska bibliotek: BibLibre, Koha i Sverige och LibrioTech. BibLibre vet jag inget om utöver att de är ett franskt företag. LibrioTech är ett norskt företag med, enligt den information jag fått, två anställda/ägare. Koha i Sverige är leverantör till större delen av de svenska folkbibliotek som använder Koha.

Uppdatering 2021-09-14: Samarbetet "Koha i Sverige" mellan imCode och Kreablo är avbrutet. Norska Libriotech är numera dotterbolag till imCode. Gotländska imCode är leverantör till 35 av de 38 kommuner som använder Koha.

Det finns ytterligare ett open source-system på den svenska biblioteksmarknaden, FOLIO. FOLIO används av Chalmers och de har EBSCO som leverantör. På den FOLIO-dag som Chalmers arrangerade 2020-03-09 visade EBSCO-representanten intresse för att leverera även till folkbibliotek.

Min bedömning är ändå att FOLIO i nuläget inte är aktuellt som bibliotekssystem för svenska folkbibliotek. Återstår alltså Koha och av leverantörerna är Koha i Sverige den som troligast vinner en upphandling och de är kanske också den i praktiken enda tänkbara eller önskvärda leverantören. Att ha en liten leverantör med ett litet antal anställda känns osäkert. Med en open source-lösning kan biblioteket också välja att inte ha någon leverantör alls utan själv drifta systemet. För de flesta folkbibliotek tror jag inte det är någon realistiskt lösning.

En tveksamhet kring att välja Koha är den publika webblösningen. I dagsläget använder de svenska folkbiblioteken Kohas OPAC som publik webblösning. Bibliotek i Västmanland har byggt en webblösning, men än så länge är inte katalogtjänsterna inkorporerade i webblösningen, utan vid en sökning skickas du till OPAC:en. Bibliotek i Västmanland och Bibliotek Mellansjö ska, med bidrag från Stärkta bibliotek, låta deras systemleverantör Koha i Sverige bygga en webblösning. Enligt en annons i Biblioteksbladet 2020 : 6, s. 40 ska discoverysystemet VuFind integreras med Koha och finska finna.fi står som förlaga. Enligt annonsen var målsättningen "att sätta systemet i drift till årsskiftet", men i skrivande stund har inte detta skett. På Bibliotek i Västmanlands webbplats har det åtminstone sedan 2020-05-05 stått: "Den här webbplatsen är en första version, där olika funktioner som information om öppettider och tjänster samt bibliotekskatalog och andra tjänster ligger på separata plattformar. Senare under våren kommer den fullständiga versionen av webbplatsen att lanseras, där du hittar all information, utbud och tjänster på ett ställe." Uppdatering 2021-02-25, nu står det: "Detta är den första versionen av webbplatsen, där vissa tjänster såsom bibliotekskatalogen ligger på en separat plattform. Under våren 2021 planeras en större uppgraderingen av webbplatsen, där bibliotekskatalogen och andra tjänster kommer att integreras med webbplatsen.Uppdatering 2021-09-13, nu står det: "Detta är den första versionen av webbplatsen, där vissa tjänster såsom bibliotekskatalogen ligger på en separat plattform. Under hösten 2021 planeras en större uppgraderingen av webbplatsen, där bibliotekskatalogen och andra tjänster kommer att integreras med webbplatsen."

Enligt den information jag fått planerar Gotland att bygga en helt egen webblösning när de går över till Koha.

Utveckling av bibliotekssystem och webblösning
De bibliotek som väljer att upphandla proprietärt system och webblösning kan påverka systemet och webblösningen genom de krav som ställs i upphandlingen, och förhoppningsvis är leverantören öppen även för annan utveckling därefter. De bibliotek som väljer att upphandla leverantör av open source-system har inte denna möjlighet. Med ett open source-system kan du däremot själv (troligast via din leverantör eller en konsult) förändra/utveckla systemet. Men är det realistiskt eller ens önskvärt med lokala förändringar av systemet? Jag tror inte det utan tror att den utveckling svenska folkbibliotek vill se, åtminstone avseende större utveckling, bör göras genom att få igenom förändringar i Kohas masterprogram. Det går då till så, vad jag förstått, att biblioteket köper önskad utveckling av sin Koha-leverantör eller av en konsult, och sedan får biblioteket hoppas på att utvecklingen tas med i masterprogrammet. Läs om Kohas utvecklingsprocess här: https://koha.se/wiki/Utveckling

Enligt information given vid FOLIO-dagen på Chalmers 2020-03-09 så använder inte Bibliotek Mellansjö den senaste versionen av Koha. Göteborgs universitetsbibliotek däremot använder den senaste versionen, och de avsätter också stora resurser till systemarbete.

Oavsett om biblioteket valt att upphandla proprietärt system eller leverantör av open source-lösning är det viktigt att ställa krav på öppna API:er som möjliggör integration/kommunikation med andra lösningar, till exempel ekonomisystem eller kommunala e-tjänster. Jag ser sådan utveckling som mer realistisk än lokal utveckling av bibliotekssystem och webblösningar.

Upphandlingsprocessen
Hur skulle då en upphandlingsprocess kunna se ut? Om den ska hållas så öppen som möjligt är nedanstående modell tänkbar.

1. Gör en första kravspecifikation kring bibliotekssystem och publik webblösning. Det viktigaste att tänka på då är vad som vill uppnås snarare än hur, men vid jämförelse mellan olika alternativ måste även hur specificerade resultat uppnås värderas. Utgå inte endast från funktionalitet, eller brist på funktionalitet, i ert nuvarande system utan tänk också på vad som kan tänkas vara krav som bör ställas på moderna lösningar som är hållbara på sikt, till exempel avseende katalogstandarder (RDA/FRBR) och utnyttjande av dem (möjlighet i såväl bibliotekssystem som publik webblösning att kunna reservera på såväl verks- som manifestationsnivå). Resonera också kring för- och nackdelar med proprietära lösningar respektive open source-lösningar avseende till exempel existerande funktionalitet, utveckling och möjlighet att påverka utveckling.

2. Bjud in leverantörer av proprietära system och webblösningar respektive open source-leverantörer (eller kunder) för visning av system och webblösningar

3. Fatta beslut om proprieterära lösningar ska upphandlas eller om leverantör(er) av open source-lösningar ska upphandlas

Fortsatt upphandlingsarbete efter tilldelningsbeslut
När ett tilldelningsbeslut är fattat så innebär inte det att upphandlingsarbetet är avslutat. Om leverantören lever upp till ställda krav måste bevakas kontinuerligt.

Prioriterade krav
Några av de krav jag prioriterar högt i ett kommande bibliotekssystem och webblösning är:

  • Bibliotekssystem som en äkta molntjänst, SaaS (software as a service)
  • Responsivt bibliotekssystem
  • Moderna katalogstandarder (RDA/FRBR)
  • Möjlighet att vid reservation utnyttja RDA/FRBR i såväl bibliotekssystem som publik webblösning
  • Möjlighet att ha de reservationsregler, inklusive plocklistor, vi önskar för att utnyttja det gemensamma beståndet så effektivt som möjligt: låntagare ska få det de efterfrågar så snabbt som möjligt med så få transporter som möjligt
  • Möjlighet att ta ut den statistik och de rapporter vi behöver för vår medieplanering: behöver någon enhet/kommun köpa in fler exemplar av en viss titel eller mer/mindre i ett visst ämne/genre/medietyp eller till en viss målgrupp
  • Möjlighet att på ett smidigt sätt ta ut så stora delar som möjligt av Sveriges officiella biblioteksstatistik direkt ur bibliotekssystemet (det borde gå att även få ut aktiviteter och öppettider)
  • Funktionalitet som underlättar rutinsysslor, till exempel avseende kravrutiner och låneavtal
  • Funktionalitet som underlättar hantering av många enheter i ett stort kommunövergripande samarbete, till exempel kommunvis gruppering och möjlighet att välja en, flera (kommunens enheter) eller alla enheter
  • En webblösning som innefattar sådant som katalog/reservationer/omlån, lån av e-media, information om arrangemang, öppettider etc
  • Support på svenska för såväl bibliotekssystem som publik webblösning
  • Utvecklingstakt av bibliotekssystem och webblösning inklusive hur snabbt leverantören kan göra rättningar
  • Driftssäkerhet
  • Snabbhet/prestanda
  • Offline-funktion i bibliotekssystemet
  • Beståndsvisning i såväl bibliotekssystem som publik webblösning som är användarvänlig för ett stort kommunövergripande samarbete
  • Öppna API:er som gör det möjligt för oss att integrera/kommunicera med andra system

Uppdatering 2021-09-15: Jag har nu fått veta att leverantörer av open source-lösningar svarar på samma upphandlingar som leverantörer av proprietära lösningar, se: Proprietär vs open source-lösning i samma upphandling.

Läs även:



Läs vidare:

















2021-02-02

BTJ som systemleverantör och något om finansiering och kommunalt ansvarstagande

Biblioteksbladet har i en artikel kallat Axiell och BTJ för konkurrenter. När artikeln publicerades var det inte sant, om man inte avser att både Axiell och BTJ erbjuder tjänster för omslagsbilder (Axiell/Bokinfo, BTJ/Syndetic Solutions).

Men idag har BTJ skickat ut ett pressmeddelande om att de ska börja leverera bibliotekssystem till svenska skolor i samarbete med danska Systematic. Svensk återförsäljare av Cicero är Library & Learning Sverige. Om det faller väl ut kan man väl tänka sig att de också kommer försöka börja konkurrera med andra leverantörer av bibliotekssystem även till folkbibliotek, alltså Axiell, Koha-leverantörer och Ex Libris.

Det verkar som att BTJ söker nya intäktsområden. Inte undra på med tanke på att de inte längre har någon prenumerationstjänst, att Adlibris är försteleverantör till så gott som alla kommuner och att många bibliotek lämnat Bibliografisk service (en del, som Karlstad, har också återvänt). Men de digitala förlagsdagarna verkar i alla fall ha varit en succé.

Det finns åtminstone två starka skäl till att bry sig om vad som händer med BTJ: inköpsvägledningen och katalogiseringskompetensen. Bägge sakerna kan lösas på andra sätt, men måste lösas - och finansieras.

Att folkbiblioteken behöver någon inköpsvägledning utöver förlagens reklam tycker jag är självklart och vi har en enda sådan tjänst, nämligen BTJ-häftet. Den måste finansieras.

Att BTJ:s katalogiseringskompetens behövs visas bland annat av att BTJ katalogiserar åt Mångspråkiga lånecentralen. Denna kompetens behöver biblioteksvärlden och den måste finansieras.

Folkbiblioteken är kommunala men jag får ofta intrycket av att man tycker att någon annan ska betala - ett exempel är statlig/regional finansiering av Koha-utveckling eller att helt enkelt andra bibliotek än svenska folkbibliotek finansierar utveckling av Koha, ett annat är att digitala media inte ska vara en angelägenhet för de kommunala folkbiblioteken utan ersättas av "ett 'library in the sky'" och ett tredje är att överlåta kostnader för katalogisering på andra bibliotek.

Vad händer förresten med Bibliografisk service i nationell katalog? Enligt en bloggpost som publicerades på BTJ-bloggen den 26 juni 2020 var projektet "snart i mål". Hade det inte varit klokare om BTJ och dess kunder beslutat sig för att följa Libris-standard och alltså överge den förkortade katalogiseringen?

Läs även:

Istället för förkortad katalogisering

Libris vs Bibliografisk service i nationell katalog

När ska vi sluta med förkortad katalogisering?

Förkortad katalogisering - exemplet Kapten Nemos bibliotek

Om kostnader och kompetenskrav för öppen källkod och egenutvecklade lösningar

Rättelse 2021-02-04:

Meningen "I Pronto 2020 : 7 finns en artikel om att Jönköping är pilotbibliotek i projektet" är borttagen eftersom det var en felaktig uppgift. Jönköping stadsbibliotek är inte pilotbibliotek för "det nya flödet för förkortad katalogisering", utan för BTJ:s hyllsignum-lösning.