Alla som arbetar i ett (större) reservationssamarbete är medvetna om att vi får lägga stora resurser, inte minst i form av arbetstid, på transporter av reserverade exemplar.
När vi bestämmer hur vi vill att exemplar skickas måste vi väga olika intressen mot varandra: Ska vi prioritera att låntagarna får sin beställda exemplar så snabbt som möjligt? Vill vi minimera transporterna?
Om reservationssamarbetet är ett kommunövergripande samarbete måste vi också fråga oss om vi vill att låntagares behov och önskemål i första hand ska tillgodoses inom den egna kommunen eller inte.
I Bibliotek Familjen Helsingborg fungerar reservationssamarbetet så här:
- Om titeln finns inne på avhämtningsenheten plockas den där.
- Om titeln finns inne på någon enhet inom avhämtningsenhetens kommun plockas den där och skickas till avhämtningsenheten.
- Om titeln inte finns inne på på någon enhet inom avhämtningsenhetens kommun skickas den från någon enhet, vilken som helst, inom Bibliotek Familjen Helsingborg som har exemplar inne.
I värsta fall kan detta innebära att ett exemplar får denna transportväg: filialbibliotek i en kommun - huvudbibliotek i samma kommun - Helsingborgs Stadsbibliotek (som är en nodpunkt i transportkedjan) - huvudbiblioteket i avhämtningsenhetens kommun - filialbiblioteket som är avhämtningsenhet. Ett exemplar kan alltså befinna sig under transport länge och behöva packas om tre gånger innan det aviseras på avhämtningsenheten.
Ett sätt att snabba upp transporterna vore att exemplar i första hand skickas från ett huvudbibliotek. Om en titel reserverats för avhämtning på ett filialbibliotek och finns inne på både andra filialbibliotek och huvudbiblioteket inom den egna kommunen skickas exemplar från kommunens huvudbibliotek. Om inget exemplar finns inne på någon enhet inom avhämtningsenhetens kommun skickas den i första hand från ett huvudbibliotek inom någon annan kommun.
Om vi valde att låntagares behov och önskemål inte i första hand ska tillgodoses inom den egna kommunen skulle låntagare i vissa fall få sina reservationer snabbare om boken skickas från något huvudbibliotek i en annan kommun än från ett filialbibliotek i avhämtningsenhetens kommun.
Ovanstående gäller exemplar som plockas. Om vi ser på de titlar som vi har reservationsköer på skulle vi kunna både få snabbare och färre transporter om vi i systemet kunde ange parametrar för hur exemplar skickas. Exempel: Ett exemplar återlämnas på enhet A, nästa låntagare i kö på titeln har en annan enhet som avhämtningsenhet, låntagaren därefter har enhet A som avhämtningsenhet. I detta fall skulle vi få snabbare och färre transporter om systemet valde låntagaren med enhet A som avhämtningsenhet. Om en sådan funktion fanns i bibliotekssystemet behöver vi kunna välja antal låntagare som hoppas över för att exemplaret istället ska aviseras till en låntagare som har återlämningsenheten som avhämtningsenhet.
Om vi istället ville ha en modell där vi vill minimera antalet transporter skulle vi ha systeminställningar som gör att exemplar inte skickas från andra enheter/kommuner om avhämtningsenheten/avhämtningsenhetens kommun äger exemplar av den reserverade titeln. Detta skulle innebära att det blir kö på utlånade titlar på en enhet eller i en kommun trots att det finns exemplar inne på andra enheter eller i andra kommuner.
Ovanstående är inte någon fullständig redogörelse för de olika alternativ man kan tänka sig och vilka olika parametrar som finns att ta hänsyn till. Men eftersom plockning och transporter av reserverade exemplar är ett stort arbete i ett bibliotekssamarbete som Bibliotek Familjen Helsingborg borde vi lägga tankemöda på hur och om vi kan få snabbare och färre transporter (vilket är två målsättningar som kan krocka med varandra).
Jag har heller inte tagit hänsyn till flytande bestånd eller
Lyngsoes Intelligent Material Management System (IMMS).
Det vore önskvärt om vi i bibliotekssystemet hade ett antal olika modeller av reservationssamarbete att välja mellan där vi - för att uttrycka det lite förenklat - kan välja mellan att å ena sidan att ha som målsättning att minimera antalet transporter eller att å andra sidan välja att ha så många exemplar som möjligt i cirkulation för att låntagarna på så vis (förhoppningsvis) så snabbt som möjligt får sina reserverade titlar. Utifrån dessa grova modeller ska sedan olika fininställningar kunna göras, till exempel välja prioriterade enheter (huvudbibliotek) som exemplar i första hand skickas från.
Vilken modell vi än väljer för hur exemplar plockas och skickas så bör vi också både själva förstå och för våra låntagare kunna förklara hur reservationssamarbetet fungerar.
Ett annat sätt att minska transporterna är att vi i bibliotekssystemet får goda redskap för att bevaka om vi köper in det som efterfrågas på varje enhet/i varje kommun. Vi behöver snabbt och enkelt kunna få ut information om fler exemplar av en viss titel eller en viss typ av medier (barn/ungdom, ämnen/hyllplaceringar etc) behöver köpas in till en viss enhet eller kommun. Vi ska kunna se hur strömmarna av medier går mellan biblioteken/kommunerna. Har biblioteken de medieanslag de behöver för att möta efterfrågan/behov? Köper biblioteken in rätt medier? Köper de in för lite/för mycket inom ett visst ämne eller till en viss låntagargrupp (barn/vuxna)? Efterfrågan/behov måste sedan vägas mot andra prioriteringar, till exempel våra prioriterade målgrupper, allsidighet och kvalitet.
