Digitala låneavtal och ID-växling

 I ett tidigare blogginlägg har jag skrivit om låneavtal och om att det vore önskvärt för oss att kunna upprätta digitala låneavtal, eftersom det skulle vara arbetsbesparande.

Digitala låneavtal skulle kunna upprättas via en e-tjänst. En kravspecifikation på den tjänsten skulle då kunna se ut så här:

• Användaren loggar in med/undertecknar med BankID
• Inloggad ska användaren se sitt namn, folkbokföringsadress samt eventuella barn
• Användaren fyller själv i e-postadress (obligatoriskt fält?), telefonnummer
• Användaren anger PIN-kod i e-tjänsten, det ska endast vara möjligt att ange fyra siffror
• Användaren ska kryssa i en ruta som anger att de godkänt våra låneregler
• Användaren väljer vilket/vilka barn de vill skaffa bibliotekskort till
• Utöver att kunna skaffa kort till sig själva eller sin barn ska det vara möjligt att manuellt fylla i en annan person
• Användaren väljer utifrån en lista vilket bibliotek hen vill hämta ut kortet på - ett mejl skickas till valt bibliotek
• De digitala låneavtalen ska vara sökbara (minst) via personnummer och namn. En bonus om det också är möjligt att söka upp via valt bibliotek
• Låneavtalen ska gå att radera – vi måste göra det när vi raderar inaktiva/avlidna låntagare
• Låneavtalen bör sparas på ett sådant sätt att de sedan kan vara möjliga att konvertera till en annan lösning/databas
• Adressuppgifter i tjänsten bör uppdateras automatiskt mot folkbokföringen
• Om personen saknar BankID ska vi kunna logga in som ombud
• Ska ansökan om tillgång till meröppet finnas med i e-tjänsten för digitala låneavtal?

Ovanstående bygger på att vi manuellt lägger in låntagare i bibliotekssystemet och att vi manuellt gallrar digitala låneavtal i samband med att vi gallrar inaktiva/avlidna låntagare. Bäst vore det givetvis om antingen e-tjänsten och bibliotekssystemet kommunicerar direkt med varandra så att vi slipper detta manuella arbete eller att funktionalitet för att upprätta digitala låneavtal finns i bibliotekssystemet/webblösningen.

Tyvärr finns det juridiska hinder för att använda BankID för att upprätta digitala låneavtal och kanske även för att använda BankID som inloggningsförfarande i bibliotekens olika tjänster.

Det kallas ID-växling när BankID "används för att ställa ut en ny eller annan ID-metod, eller för att verifiera en användare som använder en annan ID-metod."

Svensk e-identitet förklarar ID-växling så här:

"Vi brukar förklara ID-växling med att en typ av e-identitet används för att skapa en ny – eller för höja tilliten till en annan redan befintlig – identitet. För att ta ett konkret exempel skulle det kunna innebära att en användare loggar in med BankID för att under inloggningsförfarandet skapa en helt ny identitet. Det skulle exempelvis kunna vara ett användarnamn och lösenord som sedan används vid kommande inloggningar till samma tjänst, eller för den delen en annan tjänst."

Skulle detta kunna lösas genom att istället för BankID använda Freja eID Plus eller genom att låntagaren inte kan skapa hela användaridentiten, till exempel inte ges möjlighet att välja PIN-kod, när det digitala låneavtalet upprättas?

Läs mer om ID-växling och e-legitimationer:

Vad är ID-växling?

Vanliga frågor och svar (BankID)

Elegitimation

Låneavtal

I boken Biblioteken och juridiken (ISBN: 9789144054162) skriver Susanna Broms i kapitel 2.4.1 (s. 54ff) om låneavtalet:

"För att ett låneavtal ska anses ha ingåtts måste låntagaren formellt acceptera bibliotekets anbud, dvs. erbjudandet att låna böcker på de villkor som anges i standardavtalet. Accepten kan i och för sig göras muntligen, men av flera skäl är det mindre lämpligt. Det bästa är att låntagaren, under själva lånevillkoren, intygar att han tagit del av samtliga lånevillkor och lovar att följa dem. Handlingen sparas sedan av biblioteket.

Många bibliotek tycker emellertid att det är otympligt att spara kanske tusentals undertecknade lånehandlingar. Själva tillvägagångssättet betraktas som otidsenligt och lagringen är platskrävande; det finns inte resurser, vare sig personellt eller ekonomiskt, att administrera och spara pappershandlingar. På en del bibliotek får därför låntagaren förvisso bekräfta lånevillkoren och kvittera sitt lånekort, men när låntagaren har gått ut genom dörren åker handlingen i papperskorgen. Många bibliotek hoppar helt över pappershandlingen och låter istället låntagaren, som kvittens, skriva sin namnteckning på baksidan av lånekortet. Det är numera också vanligt att man kan ansöka om lånekort via internet. För att ansökan rent tekniskt ska kunna skickas iväg måste man klicka i en ruta som en bekräftelse på att man tagit del av bibliotekets låneregler.

Biblioteket måste givetvis självt avgöra vilken säkerhetsnivå man vill ha, men ur juridisk synvinkel är inget av dessa förfaranden godtagbart."

Inom Bibliotek Familjen Helsingborg måste låntagare skriva under ett låneavtal som sedan sparas. Om bibliotekskort görs åt barn under 18 år, ska låneavtalet skrivas under av målsman. När låntagaren sedan fyller 18 ska hen skriva under ett eget låneavtal och låneavtalet som är underskrivet av målsman ska rivas och slängas. Vi gallrar regelbundet ut inaktiva låntagare och då ska deras låneavtal letas fram, rivas och slängas.

• Detta är en tids- och platskrävande hantering, så önskvärt vore att vi kunde upprätta digitala låneavtal med hjälp av e-legitimation, till exempel bank-ID.

• I vissa fall, till exempel för låntagare som inte har bank-ID, institutionskort, lärarkort, kommer vi ändå behöva låneavtal i pappersform.

• De digitala låneavtalen ska vara kopplade till låntagarregistret så att låneavtal gallras i samband med att låntagare gallras (inaktiva, avlidna eller de som själva meddelat att de vill strykas ur registret).

• Låntagare med skyddad identitet måste hanteras korrekt även avseende låneavtal.

• Om låntagare som gallras har undertecknat låneavtal på papper ska vi kunna ta ut en lista över dessa för att manuellt gallra låneavtalen.

• Vi ska kunna se om låntagaren har digitalt låneavtal eller låneavtal på papper, dels direkt på låntagarens uppgifter men också kunna söka fram låntagare med digitala respektive pappersavtal i låntagarregistret.

• När en låntagare blir vuxen och skriver under eget låneavtal ska samtidigt det digitala låneavtal som underskrivits av målsman automatiskt gallras.

• Låntagare ska själva kunna se låneavtalet de undertecknat.

• Låntagare ska själva enkelt kunna radera sin uppgifter hos biblioteket förutsatt att de inte har några lån eller skulder. Om de då har låneavtal på papper ska vi få information om detta så att vi manuellt kan gallra låneavtalet.

Här de låneavtal Bibliotek Familjen Helsingborg använder.

Bibliotek Mellansjö erbjuder digitala låneavtal via en e-tjänst.

Täby bibliotek erbjuder digitala låneavtal via en e-tjänst.

Läs även: Digitala låneavtal och ID-växling.

Stärk biblioteken i utvecklingsarbetet med bibliotekssystem och webblösningar

För att stärka biblioteken i utvecklingsarbetet med bibliotekssystem och webblösningar för bibliotek skulle vi behöva en organisation (ett nationellt nätverk) som arbetar med dessa frågor. I organisationen ska olika bibliotekstyper som använder olika bibliotekssystem och webblösningar finnas. I ett sådant nätverk kan vi jämföra de olika systemen/webblösningarna/leverantörerna med varandra och även driva systemoberoende utvecklingskrav. Utan att känna till konkurrerande system och leverantörer är det svårt att göra en vettig bedömning av det egna systemet eller leverantören.

Några punkter kring utvecklingsarbete och att stärka biblioteken gentemot leverantörerna:

• Basen är ett utvecklat lokalt arbete i kommunen/det kommunövergripande samarbetet med system och webb. Ta (systematiskt) in synpunkter och förslag från användare och personal och driv dessa gentemot leverantörer, gärna tillsammans med andra bibliotek.

• Öppenhet kring upphandlingar och kostnader.

• Internationell utblick.

• Håll Biblioteksdatabasen uppdaterad.

• Bevaka konkurrerande system/webblösningar/leverantörer.

• Förnya aldrig ett avtal utan att veta vilka fördelar respektive nackdelar som finns med befintligt system/webb/leverantör jämfört med konkurrerande system/webb/leverantörer.

• Ta med frågor om bibliotekssystem, webblösningar och leverantörer (såväl teknik- som medieleverantörer) i Sveriges officiella biblioteksstatistik.

• Delta aktivt i de olika typer av referensgrupper och forum för utveckling som leverantörerna driver, till exempel Axiells referensgrupper och idéportaler.

• Koha-bibliotek bör delta aktivt i Svenska Koha-nätverket.

Skulle detta arbete kunna bedrivas inom Svensk biblioteksförenings expertnätverk för digitala bibliotekstjänster eller krävs en ny organisation?

I Norge finns gruppen Biblioteksystemleverandørene i Norge men det är en grupp endast för leverantörerna där Nasjonalbiblioteket deltar som observatör på mötena.

Färre och snabbare transporter av reserverade exemplar

Alla som arbetar i ett (större) reservationssamarbete är medvetna om att vi får lägga stora resurser, inte minst i form av arbetstid, på transporter av reserverade exemplar.

När vi bestämmer hur vi vill att exemplar skickas måste vi väga olika intressen mot varandra: Ska vi prioritera att låntagarna får sin beställda exemplar så snabbt som möjligt? Vill vi minimera transporterna?

Om reservationssamarbetet är ett kommunövergripande samarbete måste vi också fråga oss om vi vill att låntagares behov och önskemål i första hand ska tillgodoses inom den egna kommunen eller inte.

I Bibliotek Familjen Helsingborg fungerar reservationssamarbetet så här:

- Om titeln finns inne på avhämtningsenheten plockas den där.

- Om titeln finns inne på någon enhet inom avhämtningsenhetens kommun plockas den där och skickas till avhämtningsenheten.

- Om titeln inte finns inne på på någon enhet inom avhämtningsenhetens kommun skickas den från någon enhet, vilken som helst, inom Bibliotek Familjen Helsingborg som har exemplar inne.

I värsta fall kan detta innebära att ett exemplar får denna transportväg: filialbibliotek i en kommun - huvudbibliotek i samma kommun - Helsingborgs Stadsbibliotek (som är en nodpunkt i transportkedjan) - huvudbiblioteket i avhämtningsenhetens kommun - filialbiblioteket som är avhämtningsenhet. Ett exemplar kan alltså befinna sig under transport länge och behöva packas om tre gånger innan det aviseras på avhämtningsenheten.

Ett sätt att snabba upp transporterna vore att exemplar i första hand skickas från ett huvudbibliotek. Om en titel reserverats för avhämtning på ett filialbibliotek och finns inne på både andra filialbibliotek och huvudbiblioteket inom den egna kommunen skickas exemplar från kommunens huvudbibliotek. Om inget exemplar finns inne på någon enhet inom avhämtningsenhetens kommun skickas den i första hand från ett huvudbibliotek inom någon annan kommun.

Om vi valde att låntagares behov och önskemål inte i första hand ska tillgodoses inom den egna kommunen skulle låntagare i vissa fall få sina reservationer snabbare om boken skickas från något huvudbibliotek i en annan kommun än från ett filialbibliotek i avhämtningsenhetens kommun.

Ovanstående gäller exemplar som plockas. Om vi ser på de titlar som vi har reservationsköer på skulle vi kunna både få snabbare och färre transporter om vi i systemet kunde ange parametrar för hur exemplar skickas. Exempel: Ett exemplar återlämnas på enhet A, nästa låntagare i kö på titeln har en annan enhet som avhämtningsenhet, låntagaren därefter har enhet A som avhämtningsenhet. I detta fall skulle vi få snabbare och färre transporter om systemet valde låntagaren med enhet A som avhämtningsenhet. Om en sådan funktion fanns i bibliotekssystemet behöver vi kunna välja antal låntagare som hoppas över för att exemplaret istället ska aviseras till en låntagare som har återlämningsenheten som avhämtningsenhet.

Om vi istället ville ha en modell där vi vill minimera antalet transporter skulle vi ha systeminställningar som gör att exemplar inte skickas från andra enheter/kommuner om avhämtningsenheten/avhämtningsenhetens kommun äger exemplar av den reserverade titeln. Detta skulle innebära att det blir kö på utlånade titlar på en enhet eller i en kommun trots att det finns exemplar inne på andra enheter eller i andra kommuner.

Ovanstående är inte någon fullständig redogörelse för de olika alternativ man kan tänka sig och vilka olika parametrar som finns att ta hänsyn till. Men eftersom plockning och transporter av reserverade exemplar är ett stort arbete i ett bibliotekssamarbete som Bibliotek Familjen Helsingborg borde vi lägga tankemöda på hur och om vi kan få snabbare och färre transporter (vilket är två målsättningar som kan krocka med varandra).

Jag har heller inte tagit hänsyn till flytande bestånd eller Lyngsoes Intelligent Material Management System (IMMS).

Det vore önskvärt om vi i bibliotekssystemet hade ett antal olika modeller av reservationssamarbete att välja mellan där vi - för att uttrycka det lite förenklat - kan välja mellan att å ena sidan att ha som målsättning att minimera antalet transporter eller att å andra sidan välja att ha så många exemplar som möjligt i cirkulation för att låntagarna på så vis (förhoppningsvis) så snabbt som möjligt får sina reserverade titlar. Utifrån dessa grova modeller ska sedan olika fininställningar kunna göras, till exempel välja prioriterade enheter (huvudbibliotek) som exemplar i första hand skickas från.

Vilken modell vi än väljer för hur exemplar plockas och skickas så bör vi också både själva förstå och för våra låntagare kunna förklara hur reservationssamarbetet fungerar.

Ett annat sätt att minska transporterna är att vi i bibliotekssystemet får goda redskap för att bevaka om vi köper in det som efterfrågas på varje enhet/i varje kommun. Vi behöver snabbt och enkelt kunna få ut information om fler exemplar av en viss titel eller en viss typ av medier (barn/ungdom, ämnen/hyllplaceringar etc) behöver köpas in till en viss enhet eller kommun. Vi ska kunna se hur strömmarna av medier går mellan biblioteken/kommunerna. Har biblioteken de medieanslag de behöver för att möta efterfrågan/behov? Köper biblioteken in rätt medier? Köper de in för lite/för mycket inom ett visst ämne eller till en viss låntagargrupp (barn/vuxna)? Efterfrågan/behov måste sedan vägas mot andra prioriteringar, till exempel våra prioriterade målgrupper, allsidighet och kvalitet.

Förkortad lånetid

För att minska väntetiden på populära titlar använder sig många bibliotek av förkortad lånetid vid ett visst antal reservationer. Men det ska i bibliotekssystemet gå att ange fler parametrar än att endast ange att lånetiden minskas vid X antal reservationer.

Några exempel på inställningar som ska gå att göra:

• Det ska vara möjligt att ta hänsyn till antal reserverbara exemplar av titeln. Lånetiden ska förkortas vid X antal reservationer per reserverbart exemplar.

• Det ska vara möjligt att ange flera nivåer av förkortad lånetid. Om normallånetid är fyra veckor ska man alltså kunna ange att vid X antal reservationer/exemplar så blir lånetiden tre veckor, nästa steg blir två veckor och så vidare.

• Det ska vara möjligt att undanta låntagargrupper, till exempel barn och talbokslåntagare, från förkortad lånetid.

• Det ska vara möjligt att undanta utvalda medier, till exempel barn- och ungdomsböcker, storstil och lättläst, från förkortad lånetid.

• Det ska vara möjligt att undanta specifika titlar, till exempel omfångsrika böcker, från förkortad lånetid.

Om kravrutiner

Helsingborgs stadsbibliotek har effektiviserat kravrutinerna i Mikromarc 3 med hjälp av RPA, Robotic Process Automation.

Detta är säkert en välkommen effektivisering för personalen eftersom kravrutinerna i Mikromarc 3 är onödigt omständliga. Om rutinerna är sådana att två krav (påminnelser om försenade lån) ska skickas ut och om krav till barn ska adresseras till målsman får du i Mikromarc 3 fyra arbetsmoment per enhet: krav 1 till barn, krav 1 till vuxna, krav 2 till barn, krav 2 till vuxna.

Detta borde kunna göras smidigare direkt i bibliotekssystemet utan att koppla in externa lösningar.

• Det ska vara möjligt att skicka ut alla krav (i detta fall krav 1 och krav 2 både till barn och vuxna) i ett arbetsmoment för utvalda (en, flera eller alla) enheter i bibliotekssystemet. 

• Det ska vara möjligt att lägga upp kravrutinen, även utskrift av pappersbrev, som ett automatiserat jobb i systemet.
• Det ska vara möjligt att skriva ut krav på papper dubbelsidigt.

Hantering av öppettider

Bibliotekets öppettider anges nu på flera ställen: i bibliotekssystemet, i varje självbetjäningsautomat, på bibliotekets hemsida. Tider för obemannade öppettider anges i ett separat system för hantering obemannade öppettider, där varje bibliotek hanteras var för sig.

Önskvärt vore att all administration av öppettider, även obemannade öppettider, kunde göras på ett ställe, i bibliotekssystemet.

• Öppettiderna som anges i bibliotekssystemet ska visas på bibliotekets hemsida samt på de kvitton som skrivs ut av personalen eller i självbetjäningsautomater.

• Obemannade tider ska inte bli återlämningsdagar, åtminstone inte för låntagare som har inte tillgång till de obemannade tiderna.

• Obemannade tider ska inte räknas in i hämtfristen för avhämtning av reserverade titlar, åtminstone inte för låntagare som har inte tillgång till de obemannade tiderna.

• Stängda dagar ska inte bli återlämningsdagar.

• Stängda dagar ska inte räknas in i hämtfristen för avhämtning av aviserade titlar.

• Det ska vara möjligt att lägga ut biblioteks öppettider dynamiskt (via en widget) även på andra hemsidor.

• Det ska vara möjligt att lägga in kortare textmeddelanden på kvitton som skrivs ut från bibliotekssystemet och självbetjäningsautomater.

• Kontaktuppgifter och adress som visas på hemsidan och på kvitton ska kunna tas direkt från bibliotekssystemet.

• Statistik, till exempel till årsstatistiken, över öppettider ska kunna tas direkt ur bibliotekssystemet.

• Det är önskvärt att det går att hantera öppettider för en, flera eller alla enheter i bibliotekssystemet samtidigt, till exempel för att ange stängda dagar.

Om ovanstående, eller delar av ovanstående, utvecklas skulle det bli avsevärt smidigare att hantera bibliotekens öppettider. Det borde åtminstone vara möjligt att ange vad som ska stå på självbetjäningsautomaternas kvitton utan att behöva ändra i varje automat, som vi idag måste göra med Bibliothecas automater.

Se även: Hantering av obemannade tider.

Istället för förkortad katalogisering

Förkortad katalogisering beskrivs så här (under rubriken "Vad är förkortad katalogisering?") av företaget BTJ (Bibliotekstjänst), som många folkbibliotek köper sina katalogposter av:

"Förkortad katalogisering är ett sätt att katalogisera skönlitteratur som är anpassat för folkbibliotek. Det innebär att katalogposten är giltig för flera utgåvor/upplagor av ett skönlitterärt verk. Syftet är främst att förbättra/förenkla sökresultat samt underlätta vid reservation!"

I Libris används inte förkortad katalogisering utan där får varje ny utgåva även av skönlitteratur en egen katalogpost.

Nackdelen med förkortad katalogisering är att den gör det omöjligt för oss att hitta en specifik utgåva av ett skönlitterärt verk, till exempel förstautgåvan, eller att undvika specifika utgåvor av ett visst verk, till exempel pocketutgåvor.

Förkortad katalogisering var kanske en gång i tiden det enda sättet att göra det möjligt för oss att reservera alla utgåvor av en bok på ett enkelt sätt och få överskådliga träfflistor, men nu bör det vara tekniskt möjligt att uppnå detta utan att det leder till de nackdelar som förkortad katalogisering medför. Det är detta folkbiblioteken bör driva gentemot leverantörer, inte att förkortad katalogisering ska finnas kvar.

I både personalens och användarnas gränssnitt ska det vara möjligt att enkelt och smidigt reservera alla relevanta utgåvor av ett (skönlitterärt) verk (de utgåvor som hade representerats av samma katalogpost med förkortad katalogisering), men det ska också vara möjligt att urskilja och reservera specifika utgåvor eller att undvika specifika utgåvor.

Så här skriver Sveriges Depåbibliotek och lånecentral i frågan:

"I och med övergången till Libris XL lämnas MARC21 som lagringsformat. Den nya datastrukturen, JSON-LD, underlättar anpassningen till RDA (Resource Description and Access) som ny katalogiseringspraxis. RDA är anpassat till den digitala utvecklingen och gör det möjligt att beskriva enskilda data, som sedan kan delas och återanvändas. Med Libris XL och RDA kommer olika manifestationer av ett verk att kunna länkas till varandra. Folkbibliotekens behov av förkortad katalogisering kommer därmed att kunna tillgodoses genom att man utvecklar alternativa lösningar."

Så här skriver Axiell i frågan:

"Det er også mulig å legge en reservasjon på de ulike FRBR-nivåene, slik at man kan reservere alle trykte versjoner med én eneste reservasjon, i stedet for å reservere dem én etter én."

Hantering av obemannade tider

Om det finns mer än ett bibliotek i organisationen (kommunen eller det kommunövergripande samarbetet) med obemannade öppettider (kallas "meröppet" av Axiell och "öppet 24:7" av Bibliotekscentrum) ska det vara möjligt ge låntagare tillgång till de obemannade tiderna på en eller flera enheter i organisationen. Låntagaren ska alltså inte automatiskt få tillgång till alla enheter med obemannade öppettider när hen får tillgång till en enhet. Detta är viktigt eftersom vi vill att låntagaren ges tillgång till obemannade öppettider på respektive enhet för att få instruktioner om vad som gäller på just den enheten och för att skriva på ett avtal för just den enheten.

Kravspecifikation:

• Det ska vara möjligt att ge låntagaren tillgång till obemannade öppettider på en, flera eller alla enheter i bibliotekssystemet.

Funktionen finns i BOOK-IT (webb, pdf).

Önskvärt är också att det ska gå att ange minimiålder och vilka låntagarkategorier det ska vara möjligt att ge tillgång till obemannade öppettider, så att det alltså inte är möjligt att ge en för ung låntagare, eller exempelvis en institutionslåntagare, tillgång till de obemannade öppettiderna. Dessa regler ska i så fall vara möjliga att ange för en, flera eller alla enheter med obemannade öppettider.

Biblioteksärenden är den mest använda kommunala e-tjänsten

Att hantera biblioteksärenden via webben är den mest använda kommunala e-tjänsten visar en undersökning Kantar Sifo gjort på uppdrag av Visma.

Under oktober 2016 fick 1 731 respondenter i åldrarna 18-79 år svara på frågan Vilken/vilka av följande e-tjänster som din kommun tillhandahåller har du använt någon gång?

De tre mest använda tjänsterna var:

1. Hantera biblioteksärenden 28%
2. Söka jobb 20%
3. Söka bostad 18%

Tidningen Mobil likställer "hantera biblioteksärenden" med att låna e-böcker. I själva verket lär det vara att söka och reservera och att förlänga sina lån som är de mest använda bibliotekstjänsterna. Det är vad vi som arbetar med bibliotekswebbar ser när vi granskar hur våra webbplatser används.

Vi behöver därför användarvänliga lösningar för att söka, reservera och förlänga lån och bygga våra webbplatser så att de funktioner som används mest framhävs. En vanlig fråga från våra biblioteksanvändare är "När får jag boken jag reserverat?". Den frågan är av naturliga skäl svår att svara på, men det skulle underlätta för användarna om de utöver plats i kön också ser antal reserverbara exemplar av titeln de reserverat.

Av de bibliotekswebbar jag sett ger Stockholms stadsbibliotek mest information om antal reservationer och antal exemplar:

Det som kan skapa förvirring här är att det anges att sju exemplar finns att låna trots att 194 står i kö på boken. När antal exemplar anges är det också viktigt att det verkligen är antalet reserverbara exemplar som visas. I ett bibliotekssamarbete kan exemplar finnas i bibliotekssystemet som inte bör räknas med, till exempel om det finns skolbibliotek som inte ingår i reservationssamarbetet.

Källa: Biblioteken har den populäraste digitala tjänsten.