Webbinarium om digitala låneavtal i Quria

Axiell anordnar ett webbinarium om digitala låneavtal i Quria fredag 21 mars klockan 10:00-10:30.

Klicka här för att anmäla dig till webbinariet

Digitala låneavtal har varit en stor förbättring för oss efter övergången från Mikromarc till Quria. De som inte arbetar med låneavtalen (sorterar in i pärmar och makulerar när inaktiva låntagare tas bort) förstår kanske inte hur stor förbättringen varit.

I Höganäs har vi ändå en hel del låneavtal på papper. Orsaken till detta är att många barn skaffar bibliotekskort på sitt skolbibliotek. Låneavtalen skickas hem till vårdnadshavare. Detta gör att vi inte kan använda signeringsplattor.

Vi tar bort låntagare som varit inaktiva i tre år. Än så länge finns pappersavtal som ska rivas när låntagaren tas bort ur bibliotekssystemet. Men så småningom vore det önskvärt med en lösning där inaktiva låntagare raderas automatiskt men att vi då också kan ta ut en lista över de låntagare som har pappersavtal som ska makuleras.

Se följande förslag i Axiell Quria Ideas: QURIA-I-693, QURIA-I-929, QURIA-I-1074

Läs mer om Quria Digital Agreements

Digitala låneavtal och ID-växling

 I ett tidigare blogginlägg har jag skrivit om låneavtal och om att det vore önskvärt för oss att kunna upprätta digitala låneavtal, eftersom det skulle vara arbetsbesparande.

Digitala låneavtal skulle kunna upprättas via en e-tjänst. En kravspecifikation på den tjänsten skulle då kunna se ut så här:

• Användaren loggar in med/undertecknar med BankID
• Inloggad ska användaren se sitt namn, folkbokföringsadress samt eventuella barn
• Användaren fyller själv i e-postadress (obligatoriskt fält?), telefonnummer
• Användaren anger PIN-kod i e-tjänsten, det ska endast vara möjligt att ange fyra siffror
• Användaren ska kryssa i en ruta som anger att de godkänt våra låneregler
• Användaren väljer vilket/vilka barn de vill skaffa bibliotekskort till
• Utöver att kunna skaffa kort till sig själva eller sin barn ska det vara möjligt att manuellt fylla i en annan person
• Användaren väljer utifrån en lista vilket bibliotek hen vill hämta ut kortet på - ett mejl skickas till valt bibliotek
• De digitala låneavtalen ska vara sökbara (minst) via personnummer och namn. En bonus om det också är möjligt att söka upp via valt bibliotek
• Låneavtalen ska gå att radera – vi måste göra det när vi raderar inaktiva/avlidna låntagare
• Låneavtalen bör sparas på ett sådant sätt att de sedan kan vara möjliga att konvertera till en annan lösning/databas
• Adressuppgifter i tjänsten bör uppdateras automatiskt mot folkbokföringen
• Om personen saknar BankID ska vi kunna logga in som ombud
• Ska ansökan om tillgång till meröppet finnas med i e-tjänsten för digitala låneavtal?

Ovanstående bygger på att vi manuellt lägger in låntagare i bibliotekssystemet och att vi manuellt gallrar digitala låneavtal i samband med att vi gallrar inaktiva/avlidna låntagare. Bäst vore det givetvis om antingen e-tjänsten och bibliotekssystemet kommunicerar direkt med varandra så att vi slipper detta manuella arbete eller att funktionalitet för att upprätta digitala låneavtal finns i bibliotekssystemet/webblösningen.

Tyvärr finns det juridiska hinder för att använda BankID för att upprätta digitala låneavtal och kanske även för att använda BankID som inloggningsförfarande i bibliotekens olika tjänster.

Det kallas ID-växling när BankID "används för att ställa ut en ny eller annan ID-metod, eller för att verifiera en användare som använder en annan ID-metod."

Svensk e-identitet förklarar ID-växling så här:

"Vi brukar förklara ID-växling med att en typ av e-identitet används för att skapa en ny – eller för höja tilliten till en annan redan befintlig – identitet. För att ta ett konkret exempel skulle det kunna innebära att en användare loggar in med BankID för att under inloggningsförfarandet skapa en helt ny identitet. Det skulle exempelvis kunna vara ett användarnamn och lösenord som sedan används vid kommande inloggningar till samma tjänst, eller för den delen en annan tjänst."

Skulle detta kunna lösas genom att istället för BankID använda Freja eID Plus eller genom att låntagaren inte kan skapa hela användaridentiten, till exempel inte ges möjlighet att välja PIN-kod, när det digitala låneavtalet upprättas?

Läs mer om ID-växling och e-legitimationer:

Vad är ID-växling?

Vanliga frågor och svar (BankID)

Elegitimation

Låneavtal

I boken Biblioteken och juridiken (ISBN: 9789144054162) skriver Susanna Broms i kapitel 2.4.1 (s. 54ff) om låneavtalet:

"För att ett låneavtal ska anses ha ingåtts måste låntagaren formellt acceptera bibliotekets anbud, dvs. erbjudandet att låna böcker på de villkor som anges i standardavtalet. Accepten kan i och för sig göras muntligen, men av flera skäl är det mindre lämpligt. Det bästa är att låntagaren, under själva lånevillkoren, intygar att han tagit del av samtliga lånevillkor och lovar att följa dem. Handlingen sparas sedan av biblioteket.

Många bibliotek tycker emellertid att det är otympligt att spara kanske tusentals undertecknade lånehandlingar. Själva tillvägagångssättet betraktas som otidsenligt och lagringen är platskrävande; det finns inte resurser, vare sig personellt eller ekonomiskt, att administrera och spara pappershandlingar. På en del bibliotek får därför låntagaren förvisso bekräfta lånevillkoren och kvittera sitt lånekort, men när låntagaren har gått ut genom dörren åker handlingen i papperskorgen. Många bibliotek hoppar helt över pappershandlingen och låter istället låntagaren, som kvittens, skriva sin namnteckning på baksidan av lånekortet. Det är numera också vanligt att man kan ansöka om lånekort via internet. För att ansökan rent tekniskt ska kunna skickas iväg måste man klicka i en ruta som en bekräftelse på att man tagit del av bibliotekets låneregler.

Biblioteket måste givetvis självt avgöra vilken säkerhetsnivå man vill ha, men ur juridisk synvinkel är inget av dessa förfaranden godtagbart."

Inom Bibliotek Familjen Helsingborg måste låntagare skriva under ett låneavtal som sedan sparas. Om bibliotekskort görs åt barn under 18 år, ska låneavtalet skrivas under av målsman. När låntagaren sedan fyller 18 ska hen skriva under ett eget låneavtal och låneavtalet som är underskrivet av målsman ska rivas och slängas. Vi gallrar regelbundet ut inaktiva låntagare och då ska deras låneavtal letas fram, rivas och slängas.

• Detta är en tids- och platskrävande hantering, så önskvärt vore att vi kunde upprätta digitala låneavtal med hjälp av e-legitimation, till exempel bank-ID.

• I vissa fall, till exempel för låntagare som inte har bank-ID, institutionskort, lärarkort, kommer vi ändå behöva låneavtal i pappersform.

• De digitala låneavtalen ska vara kopplade till låntagarregistret så att låneavtal gallras i samband med att låntagare gallras (inaktiva, avlidna eller de som själva meddelat att de vill strykas ur registret).

• Låntagare med skyddad identitet måste hanteras korrekt även avseende låneavtal.

• Om låntagare som gallras har undertecknat låneavtal på papper ska vi kunna ta ut en lista över dessa för att manuellt gallra låneavtalen.

• Vi ska kunna se om låntagaren har digitalt låneavtal eller låneavtal på papper, dels direkt på låntagarens uppgifter men också kunna söka fram låntagare med digitala respektive pappersavtal i låntagarregistret.

• När en låntagare blir vuxen och skriver under eget låneavtal ska samtidigt det digitala låneavtal som underskrivits av målsman automatiskt gallras.

• Låntagare ska själva kunna se låneavtalet de undertecknat.

• Låntagare ska själva enkelt kunna radera sin uppgifter hos biblioteket förutsatt att de inte har några lån eller skulder. Om de då har låneavtal på papper ska vi få information om detta så att vi manuellt kan gallra låneavtalet.

Här de låneavtal Bibliotek Familjen Helsingborg använder.

Bibliotek Mellansjö erbjuder digitala låneavtal via en e-tjänst.

Täby bibliotek erbjuder digitala låneavtal via en e-tjänst.

Läs även: Digitala låneavtal och ID-växling.